상급자에게 보고하는 팁

직장 생활하면서 가장 어려운 점은 상급자에게 보고하는 것입니다. 청중들에게 이야기하는 것은 그렇게 큰 부담이 없는데, 이상하게 상급자에게 보고를 하는 건 그렇게 쉬운 일이 아닙니다. 송곳처럼 파고드는 질문을 들으면 진짜 등골이 서늘해질 때도 있고, 때로는 그 전날에 출근하기도 싫은 마음이 드니 참 어렵습니다. 

 

어쨌든 경험을 통해, 그리고 여러 직장 생활과 관련한 보고의 방법들은 보면 정확성, 간결함, 그리고 명확한 결론 제시를 보고의 핵심으로 꼽습니다. 복잡한 내용을 짧은 시간 안에 효과적으로 전달하고, 상급자의 의사 결정을 돕는 데 초점을 맞춰야 합니다. 

 

보고를 효과적으로 풀어나가는 방법을 정리해봤습니다.

 

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1. 도입: 보고의 목적과 핵심 요약

보고를 시작할 때부터 상급자가 "그래서 무엇을 말하려는 건지?" 이런 의문을 가지지 않도록 보고의 핵심 내용과 목적을 먼저 제시하는 것이 중요합니다. 

 

예를 들면

• 부장님/팀장님, [프로젝트/업무명] 진행 상황에 대해 보고드리겠습니다.
• 오늘 보고드릴 내용은 [무엇]이며, 핵심은 [가장 중요한 결론/ 문제점/ 요청사항] 입니다.
• 지난 번 지시하신 [과제명]에 대해 검토해 본 결과, [핵심 제안]을 드리고자 합니다.

뭔가 우물쭈물 하는 것보다, 어떤 부분에 대해서 말씀을 드릴 건지 명확하게 시작하는 것이 중요합니다. 일단 결론부터 이야기한다. 

 

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2. 본론: 현황, 문제점, 그리고 분석

핵심을 제시한 다음에는 보고한 내용을 뒷받침하는 구체적인 근거와 상황을 설명합니다. 장황하게 늘어놓기 보다는 핵심적인 내용만 간결하게 전달하는 것이 포인트입니다. 

 

• 현황 설명:
  - 현재 [어떤 상황]에 있습니다. 이와 관련한 [주요 데이터/ 성과]는 이렇습니다. 
  - 지난 주 [어떤 조치, 행동]를 취했고, 그 결과 [어떤 변화]가 있었습니다. 
• 문제점/ 이슈 제기
  - 하지만 현재 [어떤 문제점]에 직면해 있습니다.
  - 이러한 문제의 원인은 [무엇]으로 분석됩니다. 
  - 예상치 못한 변수로 인해 [어떤 어려움]이 발생했습니다. 
• 분석 및 대안 제시 (선택사항)
  - 이에 몇 가지 대안을 검토해보았습니다. 첫째는 [대안 1], 둘째는 [대안 2] 입니다.
  - 각 대안별 장단점은 [간략하게] 이렇습니다.
  - 저의 판단으로는 [최적 대안]이 가장 적절하다고 생각합니다. 왜냐하면 [이유] 때문입니다. 

경험상 항상 제가 항상 대안을 하나만 가져갔을 때 깨지기 쉽상입니다. 그래서 예상되는 문제점을 생각하고 그에 따른 플랜B도 준비하는 것이 필요합니다. 

 

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3. 결론: 요청사항, 해결방안, 그리고 다음 단계

보고의 가장 중요한 부분은 상급자가 결정해야 할 사항이나, 다음 행동에 대한 명확한 요청을 제시하는 것입니다. 단순히 현황 보고를 넘어, 상급자의 판단을 돕는 구체적인 제안을 담아야 합니다.

 

• 따라서 [어떤 결정/ 승인 / 지원]을 요청드립니다.
• 이 문제에 대해 [이런 방향]으로 진행하고자 합니다. 부장님의 의견은 어떠세요?
• 이 문제를 해결하기 위해서는 [어떤 자원/조치]가 필요하다고 판단됩니다.
• 향후 [어떤 일정]으로 [어떤 업무]를 진행할 계획입니다. 

 

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4. 질의 응답: 추가 설명 준비

보고 후에는 상급자의 질문에 대비해야 합니다. 예상 질문을 미리 생각해보고, 관련 데이터를 준비해두면 좋습니다. 

요즘은 생성형 AI를 이용해 미리 상급자의 질문 목록을 예상해보고 그에 따른 대비를 해두면 좋겠죠. 

 

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팁: 효과적인 보고를 위한 추가 고려사항

• 객관적인 사실 위주로 보고하세요. 감정적인 표현이나 주관적인 판단은 지양하고, 데이터와 사실에 기반하여 설명하세요.
• 시간을 효율적으로 활용하세요. 상급자의 시간을 존중하여 핵심 내용을 짧고 간결하게 전달하는 연습을 하세요.
• 문제점만 나열하기보다 해결 방안을 함께 제시하세요. 문제가 있다면 어떻게 해결할 것인지에 대한 고민을 보여주는 것이 중요합니다.
• 상급자의 스타일에 맞춰 조절하세요. 어떤 상급자는 세부적인 내용을 선호하고, 어떤 상급자는 큰 그림과 결론을 중요하게 여깁니다. 상급자의 보고 스타일을 파악하여 맞춤형으로 준비하는 것이 좋습니다.
• 필요하다면 시각 자료를 활용하세요. 복잡한 데이터나 현황은 그래프, 표 등으로 시각화하여 이해도를 높일 수 있습니다.

 

 

보고는 결국 소통입니다. 단순히 정보를 전달하는 것을 넘어, 상사의 시간을 절약하고 합리적인 의사결정을 돕는 중요한 소통의 과정입니다. 결국 결정을 하는 것은 상급자입니다. 내가 결정을 내린 것을 통보하는 것이 아니라 고민한 부분에 대해 상황을 설명하고 여기에 대한 의견을 묻고, 결정을 할 수 있게 정보를 제공한다는 느낌으로 보고를 하셔야 합니다.